Деловое письмо отказ от предложения. Письмо об отказе от услуг образец. Общие сведения о деловом письме

Причины для отказа могут быть самыми разными. Среди самых распространенных можно назвать:

1. пришло в максимально короткий срок до начала торгов. Например, до конца приема заявок осталось всего 3 дня. Можно предположить не совсем честные манипуляции со стороны организаторов. Они уже знают, кто выиграет, но хотят создать массовость и видимость честной игры.
2. Принимать участие не стоит, если количество участников превышает шесть организаций.
3. Отказаться можно, если организаторы нечетко прописали условия конкурса и вы не можете понять, каким образом будет выбран победитель. Должен быть предоставлен лист, на котором записаны названия компаний, которые участвуют. Возможно, в списке будет та, у которой не слишком хорошая репутация, и вам не захочется как-то связываться с ней. Если принимают участие действительно хорошие и солидные компании, стоит подумать о принятии приглашения. Это добавит позитивных очков к имиджу вашей компании.

Что нужно для написания отказа?

1. Документы компании.
2. Лист с условиями устраиваемого тендера.
3. Присланное вам приглашение.
4. Реквизиты фирмы, которая устраивает мероприятие.

Важно при составлении соблюдать правила ведения . Таким же образом пишется отказ от выигранного тендера. Письмо должно соответствовать требованиям:

1. Написать его нужно на , где указаны ее реквизиты.
2. Вверху слева указываются имя компании-заказчика, ее адрес и телефон.
3. Справа вверху приводятся данные своей компании или ставится специальный штамп, на котором они уже есть.
4. Потом записываются номер и дата присланного приглашения. Указывается название, номер и дата написания письма с отказом.
5. В центре пишут имя организатора тендера. В содержании отмечаются дата проведения торгов, данные организаторов, номер тендера.
6. Затем четко и ясно указывают причины, по которым вы не можете участвовать в мероприятии. Главное, придерживаться вежливого и делового тона. Обязательно сообщите о возможности (или невозможности) дальнейшего сотрудничества и участия в будущих тендерах.
7. Помните, что следует указать занимаемую должность и имя того, кто писал письмо.

Если вы новичок в мире тендеров и не уверены, что сможете правильно составить документ, лучше обратиться за помощью к специалисту, который сможет учесть все детали. Составляя причину отказа, вы можете опираться на предоставленный нами пример (образец).

Уважаемый (имя организатора или компании)!

Благодарим вас за предоставленную возможность участия в тендере. К сожалению, ваш проект находится за пределами объема наших возможностей на данный момент. Наша компания сейчас работает на полную мощность и уже задействовала все ресурсы, чтобы закончить начатые проекты вовремя.

С уважением, (имя вашей фирмы)

Тендеров много, а ваша компания одна, поэтому вы просто не можете принимать участие во всех мероприятиях. Вежливый отказ – самый лучший вариант, если вы не уверены, что сможете выиграть. Самое главное – всегда писать письмо так, чтобы было понятно, что в дальнейшем вы готовы сотрудничать.

К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.

Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом . Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.

Письмо-отказ: как написать заголовок?

Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.

Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.

Текст

Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».

Например:

Уважаемый Олег Олегович!

Уважаемый г-н Макаренко!

Уважаемая г-жа Митрофанова!

Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»

В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос. Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:

______________ № ___________

На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.

Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:

В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…

Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:

К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…

Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:

Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…

Мы подробно изучили представленные вами документы…

В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией. То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.

Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.

К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.

К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.

Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа. Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное деловое письмо-отказ.

Как правило, коммерческое предложение - это первая стадия переговоров: клиент еще не решил, с кем именно он будет работать, поставщики или подрядчики ждут его решения и стараются привлечь внимание к себе. Коммерческие предложения рассылаются десятками - это возможность показать себя в лучшем свете, описать все свои возможности и создать у потенциального партнера хорошее впечатление. Как только решение принято, все поступившие предложения отправляются в папку с перспективными контактами на случай, если придется менять исполнителя - и в этой ситуации важно правильно составить письмо-отказ, сохранив для себя возможность повторного обращения.

Этика отказа

В письме с отказом важно показать уважение к собеседнику - его предложение было достойным, он потратил время на обсуждение деталей, пусть и не увенчавшееся заключением договора, и ожидает от вас решения, пусть даже отрицательного.

Отказ оформляется на фирменном бланке компании в электронном или бумажном виде, в зависимости от ситуации. Стандарты делового общения требуют, чтобы обозначенная тема была нейтральной, без негатива - подойдут фразы «Ответ на ваше предложение», «О сотрудничестве», «О проведении работ». Выбирайте ту тему, которую адресат использовал в своем письме. Использовать для электронных писем автоматические темы ответа, например, «RE: Коммерческое предложение», нежелательно, чтобы не возникало ощущения невнимания к адресату.

Ничего нового в обращении к собеседнику для такого рода писем нет - желательно использовать имя отчество, если они вам известны, с добавлением слова «Уважаемый». В конце обращения ставится восклицательный знак или , в зависимости от принятых в вашей компании стандартов оформления писем. Еще один важный элемент письменного отказа - ссылка на предложение, которое поступило к вам и на которое, собственно, вы и отвечаете отказом. Ссылку лучше вставлять в начало письма, сразу после обращения - «В ответ на ваш запрос от 6.08.12...», «На коммерческое предложение от 9 мая...».

Обязательно нужно выразить сожаление по поводу отказа. Если к письму с коммерческим предложением были приложены документы или информационные материалы, укажите, что вы их получили и ознакомились с ними - например, «Благодарим вас за подробную презентацию, наши специалисты ознакомились с предоставленной информацией, но, к сожалению, мы вынуждены отказаться от ваших услуг». Не забудьте указать причину отказа, если вы уполномочены это сделать - например, если коммерческое предложение не соответствует условиям . Выбор более выгодного предложения в качестве причины отказа традиционно не озвучивается.

Обсудим стратегии и тактики официально-деловой переписки, как выразить отказ в деловом письме. Варианты содержащих отказ писем на этапе обсуждения возможных форм и условий сотрудничества и заключения договора о сотрудничестве. Особое место на данном этапе делового взаимодействия занимает переписка по согласованию текста договора. Как корректно выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны? Предлагаем примеры текстов писем-отказов.

Когда необходимо написать письмо-отказ

Переписка по согласованию текста договора – это всегда поиск компромисса по определенным вопросам. Достижение взаимопонимания между партнерами во многом зависит от четкого изложения их позиций, которое осуществляется на фоне уважительного отношения друг к другу.

И это, безусловно, должно находить адекватное ситуации профессионального общения отражение в содержании деловых писем, в их стилистическом оформлении.

В ходе деловой переписки по согласованию текста договора при решении спорных вопросов партнеры, отстаивая свою позицию, нередко должны выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны. Но отказ в письмах данного типа является не самоцелью, а очередным шагом в процессе поиска согласованного решения по спорному вопросу.

Позиция по отстаиванию собственных интересов может быть достаточно жесткой, но стремление к поиску взаимоприемлемого решения и нормы делового этикета позволяют вербализовать отказ в таком стилистическом ключе, который обеспечит спокойное деловое обсуждение спорных вопросов.

Структура письма-отказа

Письма рассматриваемого типа обычно содержат следующие логико-смысловые блоки:

• информирование о получении письма и (или) выражение благодарности за полученное письмо;
• выражение благодарности за качественную (оперативную, тщательную) работу над текстом договора, за высказанные замечания и предложения;
• принятие/непринятие отдельных замечаний и предложений;
• аргументация непринятия отдельных замечаний и предложений;
• формулирование собственного предложения по спорному вопросу;
• изложение фактов, описание факторов, способствующих пониманию/принятию партнером позиции автора письма;
• описание возможных последующих действий партнеров или/и автора письма в целях достижения консенсуса по спорному вопросу;
• описание последующих действий автора письма в случае невозможности достижения компромисса;
• выражение заинтересованности в сотрудничестве;
• выражение надежды на достижение взаимопонимания, на успешное завершение подготовки текста договора и его подписание.

Примеры писем-отказов

Письмо-отказ № 1 (в ответ на полученный от партнеров типовой договор)

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП "Радуга"

К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия командирования специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к настоящему письму.

В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия.

Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок. Приложение - на 3 листах в 1 экз.

С уважением и надеждой на успешную совместную работу,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга" И.П. Бережной

Письмо-отказ № 2 (в ответ на полученное от партнеров предложение по дополнительной статье договора)

Генеральному директору
ОАО "Прометей"
С.Ф. Дубровину

Уважаемый Степан Федорович!

Благодарю Вас за факс от 26.12.2010, в котором изложена Ваша позиция по проекту договора на поставку типографского оборудования. Усилия наших специалистов по согласованию основных статей договора позволили достичь значительного прогресса на пути к взаимовыгодному сотрудничеству.

В то же время хочу напомнить Вам, уважаемый Степан Федорович, что на переговорах, которые состоялись в ноябре 2010 года, представителями наших организаций были согласованы отпускные цены на продукцию ЗАО "Фортуна-М" с учетом транспортировки оборудования со склада нашего предприятия автотранспортом ОАО "Прометей". Предполагалось, что транспортировка груза и его страховка будут организованы, оформлены и оплачены Вашим предприятием самостоятельно.

В настоящее время Вами предложено включить в текст договора отдельную статью "Условия транспортировки", в которой Вы возлагаете обязанности по организации, оформлению и оплате железнодорожной транспортировки и страховки приобретаемого типографского оборудования на наше предприятие.

Мы согласны включить в текст договора указанную статью. Однако организация транспортировки груза железнодорожным транспортом и оформление транспортной страховки требуют дополнительных расходов, на которые мы, к сожалению, не можем пойти без увеличения ранее согласованной стоимости.

Прошу Вас, уважаемый Степан Федорович, еще раз проанализировать сложившуюся ситуацию. Для выработки окончательного решения по данному вопросу мы предлагаем провести рабочее совещание ответственных представителей наших предприятий. Место и дату его проведения мы можем определить с Вами в рабочем порядке.

С уважением и пожеланиями успехов в работе,

Генеральный директор
ЗАО "Фортуна-М"Ю.А. Карпов

Письмо-отказ № 3 (в ответ на полученное от партнеров предложение по платежной статье контракта)

Директору
ООО "Спецтранссервис"
Л.О. Малышеву

Уважаемый Леонид Олегович!

Нами получено Ваше электронное письмо от 27.12.2010 с информацией о согласовании всех основных статей договора № ТК-2/27 на транспортное обслуживание нашего предприятия. Мы благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за поиск компромисса в вопросе о размере аванса.

К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (25% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше 15%.

В связи с этим, уважаемый Леонид Олегович, прошу Вас рассмотреть возможность снижения размера авансового платежа до 15%. Я полагаю, что объемы перевозок и длительность действия договора между нашими предприятиями являются весомым аргументом в принятии окончательного решения по этому вопросу.

Еще раз благодарю Вас за внимательное отношение к этому проекту и надеюсь на понимание.

С глубоким уважением,

Генеральный директор
ОАО "Медспецоборудование"В.К. Пантелеев

Письмо-отказ № 4 (в ответ на полученное от партнеров предложение по ценовой статье контракта)

Коммерческому директору
ОАО "Продпоставка"
Н.Н. Белякову

Уважаемый Николай Николаевич!

Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО "Продпоставка" за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ. Большая часть Ваших замечаний и предложений по тексту договора значительно улучшат его структуру и содержание.

В то же время мы не можем согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ. В связи с этим хотели бы отметить, что согласование ценовой статьи договора станет, вероятно, предметом специальных переговоров между нашими Сторонами. Мы не можем принять во внимание результаты Ваших маркетинговых исследований, на основании которых Вы предлагаете снизить стоимость строительно-монтажных работ на 15-20%. Пятнадцатилетний опыт работы АСК "Строймонтаж" на строительном рынке нашего и соседних регионов и наличие соответствующих конкурентных материалов позволяют нам не согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ.

Мы весьма заинтересованы во взаимовыгодном сотрудничестве с Вашим предприятием, поэтому предлагаем провести совещание представителей наших организаций для обсуждения ценовой статьи договора 12 января 2011 г. в 10-00 в офисе АСК "Строймонтаж".

Прошу Вас, уважаемый Николай Николаевич, рассмотреть наше предложение и сообщить нам о своем решении по данному вопросу.

С глубоким уважением,

Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам
АСК "Строймонтаж"В.Ю. Алексеева

Письмо-отказ № 6 (в ответ на полученные от партнеров формулировки отдельных пунктов договора)

Генеральному директору
ООО "Партнер"
Б.Т. Никольскому

Уважаемый Борис Тимофеевич!

Специалисты ОАО "Стеклокерамика" внимательно ознакомились с предложениями ООО "Партнер" по компромиссным вариантам отдельных формулировок статей "Обязанности Комитента" и "Обязанности Комиссионера" (Приложение к Вашему исх. факсу от 21.12.2010 № П3-95).

Некоторые Ваши предложения (пункты 2, 3 и 5-7 упомянутого выше Приложения) представляются весьма конструктивными и принимаются нами в полном объеме.

Однако часть Ваших предложений не может быть принята нами и по-прежнему вызывает у нас ряд вопросов. Нам представляется, что в измененных формулировках пунктов не отражены наши замечания и пожелания. В связи с этим мы вновь обращаем Ваше внимание на пункты 1, 4 и 8 указанного Приложения и предлагаем еще раз их проанализировать.

В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией.

Мы надеемся, уважаемый Борис Тимофеевич, что наши временные разногласия будут успешно преодолены и мы достигнем полного взаимопонимания.

С уважением и пожеланием успехов в работе,

Генеральный директор
ОАО "Стеклокерамика"В.Ф. Дегтярев

В создании этой статьи участвовала наша опытная команда редакторов и исследователей, которые проверили ее на точность и полноту.

Количество источников, использованных в этой статье: . Вы найдете их список внизу страницы.

Вы недавно получили приглашение на вечеринку, на которую не хотите идти? Поверьте, ваши чувства знакомы многим! В большинстве случаев можно отказаться от приглашения и при этом сохранить хорошие дружеские отношения с организатором мероприятия. Однако иногда отказ от приглашения может стать причиной недопонимания между вами. Тем не менее, если вы сделаете это как можно быстрее и в вежливой форме, то сможете избежать недопонимания, независимо от того, на какое мероприятие вас пригласили - на прогулку с друзьями или на официальную встречу.

Шаги

Отказ от приглашения на официальное мероприятие

Сообщите о своем отказе как можно быстрее. Если в приглашении указано, что вам необходимо дать ответ об участии в мероприятии, сделайте это как можно скорее. Если получив приглашение, вы понимаете, что не сможете присутствовать на мероприятии, сразу сообщите об этом организатору. Если в приглашении не указано, что необходимо дать ответ о вашем участии в мероприятии, сообщите организатору о том, что вы не будете присутствовать, выбрав наиболее подходящий способ.

Напишите свой ответ в письменной форме. Поблагодарите организатора мероприятия за приглашение. Выразите сожаление, что не сможете присутствовать, а также пожелайте успехов в проведении мероприятия. Скажите о том, что вы с удовольствием проведете время вместе в следующий раз. Не меняйте свой ответ! Придерживайтесь своего первоначального решения.

Изложите честно причину вашего отказа. Если по какой-то причине вы не можете присутствовать на мероприятии, скажите об этом организатору. Если вы не хотите говорить о причине отказа от приглашения, просто вежливо откажитесь, не вдаваясь в подробности.

Отправьте подарок и записку со словами поздравления, если это уместно. Если мероприятие организовывается по поводу дня рождения, окончания учебного заведения, свадьбы или рождения ребенка, отправьте небольшой подарок со словами поздравления после того, как вы выразите сожаление о том, что не сможете присутствовать на мероприятии.

Отказ от приглашения на неофициальное мероприятие

1. Сообщите о своем ответе в правильной форме. Если вы получили приглашение по электронной почте, можно отправить свой ответ также по электронной почте или личным сообщением в социальной сети. Если вы получили приглашение на неофициальное мероприятие в письменной форме, отправьте организатору мероприятия открытку со своим ответом. Кроме того, можно позвонить или отправить сообщение, если в приглашении указан номер телефона организатора мероприятия.