Правила заполнения и ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал приходных и расходных кассовых ордеров Оформление журнала регистрации приходных и расходных ордеров

Новая форма "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Подробнее о применении формы КО-3:

• Порядок учета и ведения кассовых операций в ЧОП

  ... »; - КО-2 «Расходный кассовый ордер»; - КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных... и расходных кассовых документов (форма КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма КО-3). В тех случаях, когда на... приходных и расходных кассовых документов (КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных...

• Кассовые операции. Общие положения
• Режимы налогообложения доходов индивидуальных предпринимателей

  И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...

• Документация по учету кассовых операций

  И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...

• Ограничения для ПБОЮЛ. Стоит ли бить тревогу?

  2 «Расходный кассовый ордер»; ̶ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• Кассовые операции индивидуальных предпринимателей

  И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Если на прилагаемых к расходным... и иных) в журнале (форма №КО-3) производится до передачи их в...

• Некоторые обязанности плательщиков ЕНВД

  ... »; №КО-2 «Расходный кассовый ордер»; №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• ... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• Некоторые обязанности налогоплательщиков ЕНВД

  ... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...

• Выдача валюты на командировки

  Расходных кассовых документов по форме № КО-3. И в-третьих, отразить операцию...

Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без утвержденных бланков документов. К этому перечню относится книга регистрации , ее утвержденная форма называется КО-3. Этот журнал предназначен для регистрации всего документооборота, связанного с расходами и приходами в кассу предприятия. С помощью этой книги вести бухгалтерский учет значительно проще. Она регулирует порядок в документообороте и упрощает вычисление конечного сальдо на любой период.

Перед оформлением любой операции должностное лицо фиксирует каждую бумагу, оформленную для движения активов в журнале. Сюда заносят данные о и , ведомостях на заработную плату, документах на выдачу кассовых средств, оплату текущих счетов, приходах средств извне. Ведение журнала возможно в электронном и печатном виде или написанном от руки.

Все листы должны быть пронумерованными и закреплены печатью предприятия. Журнал заводят на определенный период: на год, квартал или месяц. Эти параметры устанавливают сами организации.

Кто имеет право его заполнять

Журнал заполняет кассир или назначенный сотрудник бухгалтерии, знакомый с порядком заполнения. Ответственного за ведение учета денежных средств назначает руководитель предприятия, с сотрудником заключается договор о материальной ответственности.

Неправильное заполнение отчетности государственного образца, выявленное при внешних и внутренних аудиторских проверках, приводит к значительным штрафам и административной ответственности. Исправления и отсутствие обязательных записей считается недопустимым.

Какую отчетность в нем регистрируют

Занесению в книгу подлежат все акты, подтверждающие движение денег:

• Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, оформляемый при выдаче денежных средств из кассы. Ордер должен иметь подпись главного бухгалтера и руководителя подразделения.
• Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ, подтверждающий поступление средств на баланс. Этот документ выписывают в одном экземпляре, а отрывную квитанцию отдают лицу, сдавшему деньги в кассу.
• Ведомость на выдачу заработной платы отражает фактическую выплату зарплаты сотрудникам организации. Она должна быть подписана главным бухгалтером и директором предприятия. Такой документ фиксируют как расходные средства, а в случае депонирования заработной платы регистрируют как поступление средств и на эту сумму создают приходный кассовый документ.

Перед регистрацией акта ответственное лицо обязано проверить правильность заполнения и наличие подписи и печати уполномоченного лица.

О том, как сформировать данный журнал в программе 1С, вы можете посмотреть на видео:

Порядок заполнения

Основа учетной книги — это ее титульный лист. Кроме названия самого документа на него заносят следующие реквизиты:

• название предприятия, на котором осуществляется учет;
• (общий классификатор предприятий и организаций);
• дата начала ведения документа и период, на который его заводят;
• ФИО ответственного за заполнение с указанием должности.

Следующие листы книги содержат одинаковые таблицы для заполнения. В них содержится восемь пунктов, 4 из них относятся к статье расходов и еще 4 — к приходам:

• 1 столбец – дата оформления приходного ордера;
• 2 столбец – порядковый номер документа;
• 3 столбец – сумма оприходованных денежных средств;
• 4 столбец – примечание, в котором фиксируют источник денежных поступлений;
• 5 столбец – дата оформления расходного ордера;
• 6 столбец – порядковый номер документа;
• 7 столбец – сумма расходных денежных средств;
• 8 столбец – примечание, в котором указывают, на что расходуют средства или для кого они предназначены.

Журнал регистрации кассовых документов позволяет упорядочить первичные документы, оформляемые в связи с движением наличных денежных средств в кассе предприятия. Все вновь созданные кассовые документы подлежат регистрации в специальном журнале. И только после этого они передаются кассиру для соответствующего оформления.

К числу таких документов относят:

• заявления на выдачу денежных средств;
• расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;
• и прочее.

Расходные кассовые ордера, составленные на расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и прочих аналогичных платежей, подлежат регистрации в журнале уже после их выдачи.

Ведение

Существует унифицированная форма журнала регистрации кассовых документов. Ее номер КО-3, а код по справочнику ОКУД 0310003. Допускается ведение журнала в электронном виде с использованием вычислительной техники.

Форма N КО-3 включает в себя обложку, на которой указываются наименование организации, сроки ведения журнала, а также должность и ФИО лица, ответственного за его составление. Помимо обложки в форму КО-3 входит вкладной лист, являющийся образцом для оформления всех остальных страниц журнала. Вкладной лист делится на две части. В левой части (графы 1-4) производится регистрация приходных кассовых документов, в правой (графы 5-8) — расходных.

В графах 1 и 5 указывается дата составления кассового документа.
В графах 2 и 6 присвоенный этому документу порядковый номер.
Графы 3 и 7 отображают сведения о сумме документа в рублях и копейках.
Графы 4 и 8 носят название «Примечание», в них, как правило, указываются сведения о целевом назначении денежных средств и сведения о получателе, либо плательщике.

Налоговики в рамках проверки соблюдения кассовой дисциплины истребовали у нашей компании журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. Но мы не ведем такой журнал. Вправе ли ИФНС в связи с отсутствием журнала оштрафовать нас за нарушение кассовой дисциплины?

Нет, налоговики не имеют права оштрафовать вашу компанию за нарушение кассовой дисциплины.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов поименован в перечне документов, которые налоговики вправе истребовать в рамках проверки полноты учета наличной выручки (подп. «ж» п. 29 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н , далее — Регламент). Унифицированная форма этого журнала (№ КО-3) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и продолжает действовать в настоящее время.

Несмотря на это, организации и индивидуальные предприниматели не должны оформлять этот документ. Объясним, почему.

Обязанность по ведению журнала существовала до 2012 г. Так, в п. 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 № 40, указывалось, что ПКО, РКО или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Но этот нормативный акт утратил силу с 1 января 2012 г. (указание Банка России от 13.12.2011 № 2750-У). С этой даты действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). А в данном документе нет требования о ведении журнала. Записи по каждому ПКО и РКО требуется делать только в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).

Более того, даже если бы журнал регистрации ПКО и РКО и упоминался в Положении № 373-П , штраф за нарушение кассовой дисциплины все равно был бы неправомерен. Административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф, который для компании составляет 40 000-50 000 руб., а для ее должностного лица - 4000-5000 руб. Но в этой норме приведен закрытый перечень наказуемых нарушений:

Осуществление расчетов наличными сверх установленных размеров;

Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

Накопление в кассе наличных сверх установленных лимитов.

Как видите, в этот список не входит отсутствие журнала регистрации кассовых документов.

Унифицированные формы первичной документации утратили статус бланков, обязательных к применению, несколько лет назад - в 2013 году. Однако это изменение не коснулось кассовых документов (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). В то же время унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее также — журнал регистрации) не является обязательной, т.к. указанный документ представляет собой регистр сводного учета и, следовательно, его форма может быть утверждена предприятием самостоятельно.

Унифицированная форма

Унифицированная форма журнала регистрации № КО-3 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 .

Эта форма используется для учета бухгалтерией кассовых ордеров или документов, применяемых вместо них (например платежных ведомостей), до передачи в кассу предприятия.

Она состоит из двух частей. В первой части (располагается слева) отражается информация о приходных кассовых ордерах, во второй (располагается справа) — о расходных кассовых ордерах.

В журнале фиксируется информация по каждому из указанных кассовых документов, в т.ч.:

• дата и номер документа;
• сумма;
• примечания (к примеру, кратко можно записать суть операции).

Необходимо учитывать, что порядок присвоения номеров приходным и расходным ордерам должен быть отдельным по каждому из этих видов кассовой документации.

Форма журнала регистрации, утвержденная предприятием

На основании части 5 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждение подобных форм сводных регистров является прерогативой руководителя предприятия по представлению главного бухгалтера или иного уполномоченного на ведение бухучета лица.

Согласно части 6 указанной статьи подобный регистр ведется на бумажном и (или) электронном носителе. Ведение электронной формы допускается только при условии подписания электронной подписью.

Выбирая между унифицированной формой журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (бланк и образец заполнения можно скачать здесь) и утвержденной самостоятельно, предприятие должно оценить лишь свои временные и трудозатраты на создание и утверждение своей формы.

Также отметим, что если на предприятии не ведется указанный документ, то это не может повлечь административную ответственность.